Milhares de planilhas espalhadas, com dados variados e sem sincronização; muitos processos manuais, que exigem o preenchimento do mesmo cadastro em cinco, seis, até sete plataformas diferentes; nenhuma estrutura mínima de integração com outros sistemas internos; perder dias organizando arquivos físicos, imprimindo documentos de admissões para uma bela segunda-feira de onboarding; processo de fluxo admissional longo, demorado, sem sincronia com demais subsistemas de RH, e sem ser eficaz e integrado com a estratégia de negócio da empresa. Seu líder pede uma análise simples e você não consegue realizá-la, pois precisa gastar dois ou três dias juntando planilhas como um quebra-cabeça de 2000 peças para fazer um simples dashboard para os líderes da empresa.
Se você não se identificou com nenhum desses “pequenos” problemas acima, você não está na raiz do departamento pessoal ou não convive com ninguém da área de recursos humanos.
Aquele verdadeiro profissional raiz e seus reais dilemas!
Bom, falar dos problemas é fácil; poderia escrever muitos artigos sobre isso, até porque eles existem no seu dia a dia, enraizados nas dores de quem vive os fluxos nada fáceis de uma rotina no departamento pessoal.
E temos soluções para isso?
Se você perguntar a qualquer profissional da área, palavras como otimização de processos, eliminação de tarefas repetitivas e integração de sistemas aparecerão com muita facilidade. Investir em tecnologia, por exemplo, com certeza seria a pequena frase escolhida da vez.
Apertar o botão não é uma tendência, e se você não está reduzindo esforços nisso, e de fato, investindo energia onde precisa, no negócio da empresa e como a área pode contribuir para alavancar o sucesso, precisa rever todo o conceito. Não tem como fugir disso: automatizar e otimizar andam juntos, e você precisa se adaptar a isso.
Temos visto, no dia a dia do DP e RH, os profissionais sendo cada vez mais cobrados para, de fato, entregar valor real. Não podemos mais ser aqueles profissionais que só entregam um processo de admissão perfeito ou uma folha de pagamento assertiva; precisamos ser profissionais que participam ativamente do negócio, que sabem falar com qualidade da área, do negócio e de como a área pode ajudar a alavancar o potencial da empresa.
Isso é fato: não há mais espaço para profissionais que só apertam o botão. Para a empresa ser de alta performance, ela precisa ter profissionais de alta performance, que entreguem valores de alta performance.
Nosso presente gira em torno de uma jornada perfeita, integrando a era tecnológica no DP e RH sem perder uma jornada do colaborador única, acolhedora e escalável, em busca de um futuro onde a automatização dos processos seja eficiente e, principalmente, estratégica.
Mas como fazemos isso acontecer? Como encontramos o caminho certo e como conduzir esse caminho para que a tecnologia trabalhe a nosso favor e faça a jornada perfeita para o DP e RH fazerem o que verdadeiramente deveriam fazer? Cuidar de pessoas, em harmonia perfeita com o potencial que a empresa pode alcançar no seu negócio.
Questione-se sempre
Não se acomode com os processos. Revisite-os sempre.
Incomodar-se é peça fundamental para garantir entregas sempre melhores. O mundo muda muito rápido, o negócio da empresa muda, e questionar-se se a área ainda entrega valor nos tempos atuais ajuda a se manter eficiente e com valor agregado.
Seja o profissional que se incomoda com a rotina e queira estar na linha de frente da estratégia.
Pense e repense sempre:
● Será que estou gastando muito tempo na execução de um processo? ● Será que meu trabalho é muito manual?
● Temos dados analíticos fáceis para leituras estratégicas na área? ● Temos autonomia nos nossos processos do dia a dia?
Questionar-se leva você a levantar situações e hipóteses de grandes proporções que podem gerar melhorias criativas, lucrativas e estratégicas, valorizando sua área e como ela é vista por todos.
Se, ao se questionar, surgirem muitos “pepinos” e você perder energia com isso, pensando no quanto será difícil “descascar esses tais pepinos”, respire fundo e comece pequeno.
Nada é fácil mesmo! Desburocratize!
Comece pelo começo. Seja simples, mas eficaz.
Quem disse que pensar em tecnologia e automatização de processos é burocrático não entendeu bem o conceito.
Não é preciso fazer algo revolucionário para gerar uma transformação positiva. Fazer o básico bem feito é fundamental.
Não adianta querer fazer o cachorro voar se ele nem ao menos anda, certo? Parece ridículo esse exemplo, mas a ideia é fazer você, profissional, pensar no básico e garantir que ele esteja sendo feito bem feito.
Imagine você, profissional de DP, querendo construir um belo relatório de custo de folha se nem ao menos os parâmetros de tributação do seu sistema de folha estão bem estruturados? Não vai funcionar, amigo.
Esteja com o básico bem feito de forma leve e simples e o resto virá por consequência, acredite.
Vamos dar como exemplo o processo de admissão: ele é bem integrado com o time de recrutamento e seleção, ou já ali começa a falta de dados para seguir com uma experiência digna em todo o onboarding do novato?
Não adianta vender que a empresa é fluida nos seus processos ao novo colaborador se, logo no início da etapa de admissão, ele não perceber isso. Consegue perceber? Pensar de forma simples também traz muitos bons resultados. Vamos continuar no processo admissional: nele é possível ver muitas oportunidades para um processo fluido, simples e eficaz.
O temido exame admissional, por exemplo: já parou para pensar que, às vezes, na maioria do tempo, o profissional de DP parece um(a) secretário(a), agendando exame, alterando datas a pedido do novo colaborador porque ele não pode comparecer, procurando clínicas nas proximidades da localização dele? É compreensível se nos colocarmos no lugar dele; imprevistos acontecem, mas o profissional ser essa secretária(o) não dá!
Você poderia estar atuando junto com a área de People Analytics e os business partners, analisando o custo da folha de pagamento e como reduzi-lo de forma eficaz, entendendo a jornada do colaborador e sua produtividade com base em dados, avaliando a saúde do colaborador e como ela afeta o trabalho em si. Mas, em vez disso, está gastando o dia inteiro de trabalho olhando para uma tela, tentando desvendar o print do RG do novato para digitar manualmente no sistema de folha de pagamento, ou digitando todos os dados do formulário de admissão que o novato preencheu de qualquer jeito, para depois preencher manualmente todos os documentos, contratos e manuais que ele precisa assinar no seu primeiro dia.
Nossa, cansei só de descrever isso, que dia mais chato, pense bem! Não podemos mais viver essa realidade; o mundo corporativo não está disposto a permitir isso.
Às vezes, precisamos dar passos para trás para conseguir visualizar de forma simples o que pode ser mudado para dar belos passos para frente.
Garantir dados fidedignos, de fácil manuseio, sem perda de tempo, ajuda você a encontrar a melhor forma de otimizar seu tempo em processos mais operacionais e se desenvolver no que de fato é fundamental para a empresa.
Encontre o parceiro certo
Como você otimiza processos operacionais? Automatizando esses mesmos processos.
Para isso, investir em tecnologia é o principal pilar; sem ela, você vai continuar enfrentando os mesmos problemas listados no início deste artigo. Formatar planilhas para que fiquem melhores de manusear, colocá-las no drive para facilitar a visualização de todos os envolvidos, criar milhares de pastas no drive com o intuito de organizar as demandas não é investir em tecnologia, de forma alguma. O que você precisa fazer, de fato, é investir em uma tecnologia que substitua suas tarefas manuais, para parar de gastar seu tempo precioso em processos operacionais, desordenados e burocráticos.
Deixe o sistema fazer a rotina por você.
E como fazemos isso? Encontrando um bom parceiro. É fundamental ter um bom fornecedor, um parceiro relevante para essa automatização, que entregue o valor real do que você precisa em seu produto.
E como avaliar isso com eficácia?
Como localizar aquele parceiro que, de fato, entrega o que você precisa? Visão futura
Primeiro, pense não apenas nas necessidades atuais, mas tente alcançar uma visão ao máximo do que te espera no futuro. Sabemos que não temos visão ampla de tudo, mas dentro das necessidades do negócio, o que você precisa que esse parceiro entregue em termos de automatização? Desenhe seus processos, converse com os executivos da empresa: quais são os desafios para os próximos anos? Esse parceiro é flexível para crescer junto com você nesses desafios? Ou ele só oferece o produto atual, sem possibilidade de adaptação aos desafios futuros?
Ter uma visão futura com seu parceiro de automatização é entender as experiências que ele já teve, seus cases e como ele vem aperfeiçoando a tecnologia para as entregas atuais e se ele demonstra flexibilidade para ser um parceiro nos desafios futuros.
Pergunte-se: ele será um parceiro que, mesmo após o contrato fechado, se sentirá desafiado constantemente para evoluir a tecnologia junto com você? Podemos ter esse relacionamento com ele?
Pense muito na integração
Não adianta ter uma plataforma que automatize um processo burocrático da área se ela não tiver tecnologia suficiente para integrar com outras plataformas que você possui na empresa.
Você já passou por isso?
Já pensou sobre isso?
Pense em uma automatização perfeita, de um único processo, por exemplo, o processo admissional, o que ela precisa para ser perfeita?
Lembre-se, seja simples mas eficaz.
Não se esqueça, automatizar mas não perder uma boa experiência do seu colaborador é isso que vai te ajudar a garantir uma jornada perfeita de automatização.
Para isso, os dados do colaborador aprovado no processo seletivo, os dados básicos para iniciar seu processo de admissão precisam vir integrados do sistema de recrutamento e seleção, aqui já vemos uma integração que precisa acontecer fácil, fluida e simples.
Com esses dados já integrados, a plataforma deveria já comunicar ao novato que já preenche os dados, imputa nela mesmo os documentos, ali mesmo ele assina os documentos de admissão, escolhe seus benefícios e para mais perfeito ainda, já
integra com o exame admissional e eSocial. E tudo isso, integra com a folha de pagamento.
Aqui estamos falando de 2 a 3 possíveis plataformas diferentes, mas isso não importa porque o seu parceiro garante a integração e não é preciso imputar de forma manual os dados. Aqui você garante integração, boa experiência do usuário em um processo longo e importante da porta de entrada do RH 100% eficiente.
Sem papéis, sem planilhas e dados organizados em uma única plataforma. E se no futuro houver mais integrações, este parceiro está apto para fazer leituras de linguagens tecnológicas diferentes para garantir essas integrações? Pense bem nisso.
Sabemos que um dos grandes desafios hoje na busca pela jornada perfeita na automatização dos processos dentro do DP e RH é encontrar um único parceiro que navega por todos os processos e fluxos, permitindo termos uma única plataforma, uma única tecnologia que alimenta tudo. Esse seria um cenário perfeito. Então, como tratamos esses desafios hoje? Encontrando um parceiro tecnológico perfeito que pelo menos busque adaptar sua tecnologia para a integração de outras plataformas. Assim, garantimos não precisar alimentarmos várias plataformas com a mesma informação.
Isso é o puro suco da agilidade e autonomia nos processos.
Atendimento é tudo
Não adianta muito garantir os dois itens acima, se o seu parceiro não busca te ouvir, atendimento é tudo, e isso precisa de fidelização todos os dias.
Quando fechamos uma plataforma, um parceiro que irá lhe atender na automatização de um processo, não finaliza aqui a demanda, muito pelo contrário é aqui que as coisas começam, passar pelo processo de parametrização é fidelização todo dia, os processo mudam sempre, as necessidades também, o dia tem muitos desafios e se você não garantir que esse fornecedor te fideliza todos os dias e é de fato seu parceiro dia a dia, com a entrega dos desafios, auxílio nas parametrizações , busca incessante pela automatização perfeita, não adianta muito, será uma viagem só sua, sozinha e sem muitos frutos ou passando muita raiva, isso te garanto.
Esse parceiro precisa e deve continuar te encantando mesmo depois do contrato fechado, precisa está ali com você dia após dias. Isso é fidelizar. O foco deste fornecedor precisa de fato ser o cliente.
Vlow da Vixting: Muito mais que uma plataforma de saúde ocupacional
Com esse parceiro você pode contar, tendo como propósito o cliente e como base gente, é possível o Vlow da Vixting realizar uma entrega além da Gestão de Saúde Ocupacional e Segurança do Trabalho.
Um parceiro que busca facilitar o seu propósito de forma ágil , te oferece autonomia no seu processo de medicina e segurança ocupacional, busca se desenvolver constantemente, traz dados, além de agilidade em todo o seu fluxo de admissão, é uma aposta certeira para ser um investimento no seu dia a dia de DP e RH.
Além disso, contar com uma equipe dedicada que tem como propósito a busca incessante de fidelizar o cliente a todo o momento, buscando absorver os desafios da empresa como seus desafios é peça muito relevante para que você se torne estratégico.
O sistema utilizado, Vlow, integra perfeitamente processos como agendamento de exames admissional, demissional e periódico. O processo de auto agendamento torna tudo mais fácil além do envio de todos os protocolos de eSocial de Medicina e Saúde Ocupacional que o próprio Vlow faz.
A plataforma é intuitiva, dinâmica e de fácil manuseio, o que garante a não perda de tempo com processos manuais e um fluxo mais prático na experiência do colaborador e do próprio DP e RH.
Sim, uma empresa de medicina ocupacional que não se acomoda e consegue ver espaço para ser além e com visão de DP e RH, entregando valor onde precisa, buscando trazer uma jornada perfeita de automatização dos processos e visão de dados.
Buscar acompanhar todas as fases dos processos e entregar valor é fundamental para que essa jornada perfeita de automatização aconteça.
A capacidade de atendimento personalizado que a Vixting tem é incrível, além de todo o esforço de alcançar a integração de dados com as tecnologias que seus clientes possuem são impressionantes.
A Vixting é uma empresa muito comprometida e de uma preocupação notável em atender as necessidades de seus clientes.
Se realmente buscam uma jornada perfeita em busca da automatização de processos no DP e RH, chama a Vixting para conversar, e vocês encontraram um parceiro com muita disposição em proporcionar essa jornada.
Indique a Vixting no TOP Of Mind de RH 2024.
Ter sua indicação neste reconhecimento, mostra como a Vixting busca empenho em levar a sério o seu trabalho em oferecer a melhor tecnologia que integra a saúde e segurança do trabalho com os demais processos de RH e DP.
